Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über den Datenschutz in unserem Unternehmen informieren. Wir erheben, speichern und nutzen Ihre personenbezogenen Daten nur im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Mit dieser Erklärung möchten wir Sie zudem darüber informieren, welche Arten von Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen. Diese Datenschutzerklärung gilt unabhängig von den verwendeten Domains, Systemen, Plattformen und Geräten (z.B. Desktop oder Mobile) auf denen das Onlineangebot ausgeführt wird. Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO).

1. Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

Prospektverteilung SAMA
Tornike Samadalashvili
Schildkamp 3
59063 Hamm

E-Mail: info@prospektverteilung-sama.de
Telefon: +49 (0) 1622470365

2. Daten, die wir erheben und verarbeiten:

Bei der Nutzung unserer Dienstleistungen werden einige personenbezogene Daten erhoben, wie Name, Anschrift, Kontakt- und Kommunikationsdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz- Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Gegenstand sind sämtliche personenbezogenen Daten vom Auftraggeber, die die Prospektverteilung SAMA im Rahmen der Erfüllung ihrer Dienstleistungen verarbeitet oder auf die die Prospektverteilung SAMA im Rahmen der Erfüllung der Dienstleistungen Zugriff nimmt oder nehmen kann. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung in der Regel auf Jahre angelegt ist.

a) Vertragsdaten: Wir erheben, verarbeiten und speichern die Daten, die Sie angeben, wenn Sie uns beauftragen. Außerdem speichern und verarbeiten wir Kontaktdaten (z.B., Name und Kommunikationsverbindungen zu bestimmten Ansprechpartnern innerhalb Ihres Unternehmens, sofern dies für unsere gemeinsame Geschäftsbeziehung notwendig erscheint) sowie Zahlungsdaten (z.B., die Bankverbindung und Zahlungshistorie).

b) Auftragsbezogene Daten: Wir erheben, verarbeiten und speichern die auftragsbezogenen Daten, die wir zur ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags / der Aufträge benötigen - beziehungsweise die für eine Durchführung erforderlich sind. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Dienstleistungsspektrum und können unter anderem Verteilgebiete, Verteilzeiträume, Services und sonstige auftragsbezogene Daten dieser Art umfassen.

c) Daten, die wir von Ihnen aus einer Kontaktaufnahme und / oder Anfrage erhalten: Treten Sie mit uns in Kontakt, (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder auch postalische Schreiben) werden die von Ihnen gemachten Angaben zum Zwecke der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind. Wir überprüfen die Erforderlichkeit alle zwei Jahre; Ferner gelten die gesetzlichen Archivierungspflichten. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

d) Log-Daten: Wenn Sie unsere Webseiten besuchen oder unsere Dienste nutzen übermittelt das Gerät, mit dem Sie die jeweilige Seite aufrufen, automatisch Log-Daten (Verbindungsdaten) an unsere Server. Das ist insbesondere der Fall, wenn Sie sich einloggen oder wenn Sie Daten hoch- oder runterladen. Log-Daten werden von unseren Servern auch erfasst, wenn Sie unsere Webseite aufrufen. Log-Daten enthalten die IP-Adresse des Gerätes, mit dem Sie auf die Website oder einen Dienst zugreifen, die Art des Browsers, mit dem Sie zugreifen, die Webseite, die Sie zuvor besucht haben, Ihre Systemkonfiguration sowie Datum und Zeitangaben. Wir speichern IP-Adressen nur, soweit es zur Erbringung unserer Dienste erforderlich ist. Ansonsten werden die IP-Adressen gelöscht oder anonymisiert. Ihre IP-Adresse beim Besuch unserer Website speichern wir zur Erkennung und Abwehr von Angriffen maximal 7 Tage.

e) Sonstige Daten: Zusätzlich verarbeiten wir Daten von unseren Kunden, Interessenten und Geschäftspartner zwecks Erbringung gesonderter (vertraglicher) Leistungen, Services sowie zur Kundenpflege.

f) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO): Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispielsweise bei der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche sowie Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

Wir verarbeiten und nutzen Ihre Daten, um den Vertrag durchzuführen und unsere Leistungen zu erbringen, um unsere Dienste und unsere Webseiten zu verbessern und an Ihren Bedarf anzupassen, um Ihnen Benachrichtigungen in Bezug auf unsere Dienstleistungen zukommen zu lassen, sowie Abrechnungen zu Erstellen und unsere Forderungen einzuziehen.

Art. 6 I lit. a DS-GVO dient uns als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DS-GVO. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zur unseren Leistungen. Unterliegen wir einer rechtlichen Verpflichtung durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. c DS-GVO. Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 I lit. f DS-GVO beruhen. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder die eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Solche Verarbeitungsvorgänge sind uns insbesondere deshalb gestattet, weil sie durch den Europäischen Gesetzgeber besonders erwähnt wurden. Ein berechtigtes Interesse ist in der Regel anzunehmen, wenn die betroffene Person ein Kunde des Verantwortlichen ist.

Basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Artikel 6 I lit. f DS-GVO ist unser berechtigtes Interesse die Durchführung unserer Geschäftstätigkeit.

4. Verschlüsselte Übertragung (SSL-Verschlüsselung)

Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server. Daher verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.

5. Datenübermittlung an Dritte

Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer an Dritte nur dann weiter, wenn dies z.B. für Vertragszwecke auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b. DS-GVO erforderlich ist oder auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DS-GVO an wirtschaftlichem und effektivem Betrieb unseres Geschäftsbetriebes. Sofern wir Subunternehmer einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.

6. Hosting

Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen, die wir zum Zwecke des Betriebs unseres Onlineangebotes einsetzen. Hierbei verarbeiten wir, bzw. unter Umständen unser Hostinganbieter Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Kunden, Interessenten und Besuchern dieses Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung unseres Onlineangebotes gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO i.V.m. Art. 28 DS-GVO.

7. Dauer der Speicherung

Da der konkrete Vertragsablauf unbestimmt ist, können wir keine konkrete Frist angeben, was die Löschung von Kontaktdaten betrifft. Wir speichern daher Kontaktdaten - einschließlich der Kontaktdaten von Kontaktpersonen -, die zur aufrechten Geschäftsabwicklung und -beziehung notwendig sind, bis zur Beendigung unserer Geschäftsbeziehung, dem Widerruf der betreffenden Kontaktperson oder auch beim Wegfall des Kommunikationszweckes mit der betreffenden Kontaktperson. Ist unsere gemeinsame Geschäftsbeziehung nicht auf Jahre angelegt, löschen wir Kontaktdaten nach Ablauf des Vertrages oder nach dem Widerruf der betreffenden Kontaktperson, sonst spätestens 1 Jahr nach letzter Beauftragung / Kommunikation.

Wir verarbeiten und speichern peresonenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies gesetzlich vorgeschrieben wurde. In der Regel ist der Verarbeitungszweck mit Beendigung Ihres Vertrages oder der Geschäftsbeziehung erreicht (siehe vorherigen Absatz). Für personenbezogenen Daten die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist. Daten, die Sie in unseren Diensten speichern, können Sie selbst ändern und löschen. Nach Vertragsbeendigung löschen wir die in den Diensten gespeicherten Daten.

Sicherheitskopien in unseren Backup-Systemen werden automatisch mit Zeitverzögerung gelöscht. Für Vertragsdaten wird die Verarbeitung nach Vertragsbeendigung eingeschränkt, nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden sie gelöscht.

8. Ihre Rechte

a) Auskunfts- und Bestätigungsrecht: Sie haben das Recht, jederzeit von uns unentgeltliche Auskunft sowie Bestätigung über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten.

b) Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht Ihnen das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten — auch mittels einer ergänzenden Erklärung — zu verlangen.

c) Löschungsrechte: Sie haben das Recht, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist:

  • Die personenbezogenen Daten wurden für solche Zwecke erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet, für welche sie nicht mehr notwendig sind.
  • Sie widerrufen ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützte und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  • Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gemäß Art. 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
  • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  • Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen.
  • Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von Ihnen bestritten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
  • Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.
  • Wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt und es steht noch nicht fest, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren überwiegen.

e) Widerspruchsrechte gegen die Verarbeitung: Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke von Direktwerbung einzulegen.

f) Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, welche uns bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigem und maschinenlesbarem Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DS-GVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, sofern die Verarbeitung nicht für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche dem Verantwortlichen übertragen wurde. Ferner haben Sie bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 Abs. 1 DS-GVO das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.

g) Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung: Sie haben das Recht die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen.

h) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht sich jederzeit an eine Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung verstößt.

9. Erforderlichkeit zur Bereitstellung personenbezogener Daten und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten / Regelungen (z.B. Angaben zum Vertragspartner) erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind (z.B. Steuervorschriften). Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen beziehungsweise diesen auszuführen.

10. Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Den Stand und die Version dieser Datenschutzerklärung können Sie oben rechts entnehmen.